Hankintatoimen arkistointi ja kehittäminen

Kuvaus

Miksi fokus tiedonhallintaan ja hankintatoimen asiakirjoihin? Pandemia muutti jo hankintatoimea, ja huomattiin muutoksia esim. hankintatoimen työtehtävissä esim. tiedonhallinta, arkistointi ja muutkin prosessit vaativat kehittämistä. 

Koulutuksessa käydään läpi päivittäisten hankintatoimen työtehtävien arkistoinnin prosesseja ja kulkua. Prosesseihin voisi esittää kehittämisehdotuksia liittyen sähköisen hankintatoimen tiedon sähköiseen käsittelyyn. Tarvitaan havainnointia, kehitysehdotuksia vielä lisää prosessien sähköistämiseksi.  

Koulutuksen tavoitteena parantaa asiakirjojen sähköistä käsittelyä ja muuttaa prosesseja sujuvammaksi. Koulutuksen tavoitteena on löytää arkistointiin ja säilytykseen lisää vauhtia, myös termi tiedonhallinta ja tiedolla johtaminen tuo lisää kehitystä mm. hankintatoimen päivittäisiin työtehtäviin. Koulutuksessa käsitellään mm. hankintatoimen tiedonhallintaa ja arkistointia, hankintatoimen kehitystä, sähköisiä prosesseja ja sen tuomia hyötyjä. 

Kenelle:  Hankintatoimen johdolle ja asiantuntijoille, palkanlaskentaan, muu johto, esimiehet 

Kouluttaja: Tieto- ja teknologia asiantuntija Jarkko Koivuniemi

Tilaisuuden järjestäjänä toimii AluPro Oy, joka hoitaa käytännön järjestelyt ja laskutuksen. 

Samasta organisaatiosta lisäosallistuja puoleen hintaan!

Huom. Lisäosallistuja tarjous edellyttää yhden normihintaisen osallistumisen ja ei yhdistetä muihin etuihin.

__

Ohjelma klo 13.00 – 16.00 +/-15 min.

• Johdanto tiedon ja arkistoinnin nykytilaan
  • Hankintatoimen toimintaprosessit ja tiedonhallinta
  • Arkistonmuodostaja ja arvonmääritys, mitä ja missä?
  • Säilyttäminen vai arkistointi?
• Mitä ja ketä varten hankintatoimen asiakirjoja arkistoidaan?
• Tiedonhallinta vs arkistointi, mikä muuttunut ja vuosi 2025 tuo tulleessan?
  • Paperia vai sähköistä? Mikä metatieto?
• Lainsäädäntö, määräykset ja standardit
  • Kansainväliset standardit ja lainsäädäntö
  • Yritykset vs julkiset, säilytysajan määrittäminen ja toimenpiteet
  • Hankintatoimen asiakirjojen arvonmääritys ja arkistointi
• Sähköinen toimintaympäristö ja kohti sähköistä arkistointia
  • Prosessit, luokittelu, käyttäminen, hävittäminen ja arkistointi
  • Tietosuoja ja arkistointi
• Hankintatoimen säilytysaikasuositukset, elinkaaren hallinta
  • Hankintatoimen tietoaineistojen pysyvä säilytys
  • Hankinta- ja ostoprosessiin liittyvät asiakirjat, sopimukset
  • Toiminnan ohjaus ja valvonta, järjestäminen, pöytäkirjat ja muistiot
  • Ajoneuvo-, kalusto-, laite- ja toimistotarvike ja erityishankinnat  
  • Varastointi, kuljetukset, erityishankinnat
  • Materiaalin käyttö ja luovutukset, varaosat ja huolto  
  • Hankinnoista ilmoittaminen ja kilpailuttaminen
  • Hankintarekisteri ja valvonta, palvelutuottajat
• Säilytysmuodot
• Poikkeusolot ja varautuminen tiedon ja asiakirjojen kannalta
• Esimerkkejä ja malleja 

Peruuttaminen:
Estyneen tilalle voidaan vaihtaa toinen osallistuja kuluitta. Myöhemmin kuin 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä peruutuksista tai peruuttamatta jätetystä ja käyttämättömästä koulutuspaikasta veloitetaan osallistumismaksu kokonaisuudessaan. Peruutus on tehtävä sähköpostilla asiakaspalvelu@aluepro.fi.

Varaamme oikeuden muutoksiin, ja siirtää jo sovittuja lähikoulutuksia myöhempään ajankohtaan, tai muuttaa etäkoulutuksiksi. Koulutus saattaa siirtyä tai peruuntua mm. viranomaismääräysten vuoksi tai vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Muutosten osalta tiedotamme osallistujia erikseen.

__