Organisaatioiden siirtyminen sähköiseen arkistointiin herättää kysymyksiä: onko se pelkkä lakisääteinen vaatimus vai strateginen päätös? Erityisesti julkisella sektorilla vaatimus astui voimaan vuonna 2022, mutta muillakin aloilla on omat vaatimuksensa. Mitä sähköinen arkistointi oikeastaan edellyttää? Lainsäädäntö asettaa erilaisia standardeja eri sektoreille, mikä tekee siirtymisestä entistä monimutkaisempaa. Tiivistimme sähköisen arkistoinnin peruselementit tähän artikkeliin. Tutustu myös Sähköisen arkistoinnin perusteet -koulutukseemme.
Mikä tiedonhallinta ja mikä sähköinen arkistointi?
Tiedonhallinta on laajaa osaamista, ja arkistointi on olennainen osa tätä kokonaisuutta. Organisaation on tiedettävä tarkasti, kuka on vastuussa tiedon luomisesta ja mihin sitä käytetään. Arkistointiin liittyvät tehtävät vaativat tarkkuutta ja ymmärrystä siitä, miten dokumentteja käsitellään: miten ne tallennetaan, säilytetään, luokitellaan ja kuvaillaan. Sähköinen arkistointi muuttaa tätä prosessia perusteellisesti. Se haastaa perinteiset tavat toimia ja vaatii uudenlaista lähestymistapaa tiedonhallintaan. Mitkä ovat ne muutokset, joita sähköinen arkistointi tuo tullessaan? Kuinka se vaikuttaa näihin työtehtäviin ja prosesseihin?
- Tietosuoja ja sähköinen arkistointi: Näin varmistat tietojen turvallisen säilytyksen
Sähköinen arkistointi liittyy läheisesti tietosuojaan. On tärkeää ymmärtää, miten varmistaa tietojen turvallinen säilytys sähköisessä muodossa. Tämä sisältää salausmenetelmien käytön, pääsynhallinnan varmistamisen ja tietojen säilytyspaikkojen turvallisuuden arvioinnin. Lisäksi on olennaista huomioida tietojen säilytysaika ja niiden turvallinen tuhoaminen, kun ne eivät enää ole tarpeellisia.
- Tehokas varmuuskopiointi sähköisessä arkistoinnissa: Mitä sinun tulee tietää tietojen palauttamisesta
Varmuuskopioinnin merkitys on korostunut sähköisessä arkistoinnissa. Tietojen palauttaminen varmuuskopioista on keskeistä tietojen menetyksen tapahtuessa. Tämä edellyttää selkeää suunnitelmaa varmuuskopioiden luomisesta, tallennuksesta ja testaamisesta. Varmuuskopiointistrategian tulee olla kattava ja päivitetty säännöllisesti vastaamaan organisaation muuttuvia tarpeita.
- Sähköinen arkistointi ja tietoturvariskit: Miten suojautua ja hallita tietojen menetysuhkaa
Tietoturvariskit ovat olennainen osa sähköistä arkistointia. Tiedon menetysuhkaan liittyvät riskit voivat kattaa laajan kirjon tekijöitä, kuten hakkereiden hyökkäykset, virheet tietojen käsittelyssä tai jopa luonnonkatastrofit. On tärkeää arvioida ja tunnistaa mahdolliset uhat sekä kehittää suunnitelmia niiden hallitsemiseksi ja ehkäisemiseksi.
- Kriittiset askeleet sähköisen arkistoinnin käyttöönotossa: Varmista tietojen säilyvyys
Sähköisen arkistoinnin käyttöönotto vaatii suunnittelua ja tarkkaa strategiaa. On tärkeää kehittää selkeä suunnitelma, joka kattaa tiedon siirtymisen vanhoista järjestelmistä uusiin, tietoturvan varmistamisen ja henkilöstön kouluttamisen uusiin käytäntöihin. Jatkuva seuranta ja arviointi ovat keskeisiä varmistettaessa tietojen pitkäaikaista säilyvyyttä.
- Sähköinen arkistointi tulevaisuuden silmin: Uudet teknologiat tietojen turvaamisessa
Tulevaisuudessa teknologian rooli tietojen turvaamisessa sähköisessä arkistoinnissa korostuu entisestään. Uudet innovaatiot, kuten tekoälyn ja koneoppimisen hyödyntäminen, voivat tarjota entistä vahvempia työkaluja tietojen suojelemiseen ja tuhoutumisen ehkäisemiseen. Näiden teknologioiden integroiminen osaksi sähköistä arkistointia voi auttaa organisaatioita pysymään askeleen edellä tietoturvauhkia.
Sähköisen arkistoinnin perusteet -koulutus YritysAkatemiassa
Arkistointi on osa laaja-alaista tiedonhallinnan osaamista. Organisaatiossa on tiedettävä, kuka on tiedon tuottanut ja mihin tarkoitukseen. Asiakirjahallinnossa työtä tekevän, arkis-toinnin osavastuullisen tai muun tietotyöläisen tehtäviin kuuluu selvittää joukko asioita. Millä tavoin asiakirjallista tietoa rekisteröidään, säilytetään vai arkistoidaan, kuvaillaan ja luetteloidaan. Mitä prosesseja sähköinen arkistointi muuttaa? Tule oppimaan mitä sähköinen arkistointi tarkoittaa ja mitä pitäisi tietää!
Koulutus sopii kaikille organisaatioille ja soveltuu erityisesti arkisto- tai osavastuullisille, sihteereille ja assistenteille. asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asiantuntijoille, johdolle, organisaation kehittäjille, henkilötiedon, rekisterien ja tietovarantojen parissa toimiville. Tietosuojavastuullisille ja tiedonhallinnan parissa toimiville. Päivän aikana saadaan vastauksia ajankohtaisiin kysymyksiin. Löytyykö tärkeä tieto arkistoistasi helposti? Mistä saa tietoa, miten asiakirjoja tai dokumentteja tarvitsee säilyttää? Onko eroa julkisella ja yksityisellä sektorilla? Miksi ja milloin sähköinen arkistointi on organisaatioissa tai yrityksessä pakollista?