Kategoria Johtaminen ja vuorovaikutus

Sähköisen arkistoinnin perusteet

PaikkaEtäkoulutus

Ajankohta18.04.2024

Kellonaika09.00 - 16.00

Kesto7 tuntia

Webinaari590.00€ + alv

TallenneWebinaariosallistujille 30 päivää

KampanjaLisäosallistujat webinaariin -50 %

Paljon tilaa

Kuvaus

Miksi organisaatioiden on siirryttävä sähköiseen arkistointiin, lain vaatimus vai politiikka? Arkistlaki on muuttumassa pian vuosien 2024-2025 aikana. Sähköinen arkistointi tuli mm pakolliseksi julkisella sektorilla jo vuonna 2022 ja arkistolakikin on muuttumassa. Yrityksissä on myös paljon lainsäädännön vaatimuksia, jotka vaihtelevat eri sektoreilla. Sähköinen arkistointi tai siihen siirtyminen tarkoittaa lisää kysymyksiä. Mitkä ovat vaatimukset kohti sähköistä arkistointia? Mitä sähköinen arkistointi edellyttää organisaatiolta? Missä mennään tiedonhallinnan kulttuurissa? Ovatko asiakirjat vielä mapissa arkistoituna tai peräti pannuhuoneessa vailla suunnitelmaa?

Koulutuksessa saadaan vastauksia ajankohtaisiin kysymyksiin. Löytyykö tärkeä tieto arkistoistasi helposti? Mistä tietoa, miten asiakirjoja tai dokumentteja tarvitsee säilyttää? Eroja julkisella ja yksityisellä sektorilla? Miksi ja milloin sähköinen arkistointi on organisaatioissa tai yrityksessä pakollista?

Arkistointi on osa laaja-alaista tiedonhallinnan osaamista. Organisaatiossa on tiedettävä, kuka on tiedon tuottanut ja mihin tarkoitukseen. Asiakirjahallinnossa työtä tekevän, arkistoinnin osavastuullisen tai muun tietotyöläisen tehtäviin kuuluu selvittää joukko asioita. Millä tavoin asiakirjallista tietoa rekisteröidään, säilytetään vai arkistoidaan, kuvaillaan ja luetteloidaan. Mitä prosesseja sähköinen arkistointi muuttaa?  Keskiössä on edelleen tiedon elinkaarikysymykset. Tule oppimaan mitä sähköinen arkistointi tarkoittaa ja mitä pitäisi tietää!

Koulutus sopii kaikille organisaatioille. Koulutus soveltuu erityisesti arkisto- tai osavastuullisille, sihteereille ja assistenteille. asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asiantuntijoille, johdolle ja esimiehille, organisaation kehittäjille, talous- ja hallinnon asiantuntijoille, henkilötiedon, rekisterien ja tietovarantojen parissa toimiville. Tietosuojavastuullisille ja tiedonhallinnan parissa toimiville. Kenelle kuuluu vastuu ja valvonta? Asiakirjojen elinkaari on edelleen keskiössä!

 __


Webinaari: Sähköisen arkistoinnin perusteet, PDF

Ohjelma klo 9.00–16.00 +/- 15 min.

Sisältö;

  • Johdanto
  • Arkistoinnin perusteet sähköisenä aikana
  • Ohjaava lainsäädäntö
    • Uusi arkistolaki
    • Muu uudistuva lainsäädäntö
  • Asiakirjojen tiedon muodostuminen, käsittely ja hallintaa
  • Sähköinen arkistointi ja kehittämisalue 
  • Pitkäaikaissäilytys vai määräaikainen vs arkistointi?  
  • Säilyttäminen vai arkistointi 
  • Keskitetty asiakirjojen tietojen hallinta   
  • Yksityinen sektori vs julkiset   
    • Lainsäädännön erot   
    • HR, talous, markkinointi, talous   
    • Tiedonhallintalain merkitys   
  • Terminologiaa   
    • Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma
    • Tiedonohjaussuunnitelma vs arkistonmuodostussuunnitelma?
    • Vai arkistosuunnitelma?
  • Järjestelmien ja asiakirjojen rooli sähköisessä arkistoinnissa?
  • Mitä asiakirjoja operatiivisissa järjestelmissä? Voiko säilyttää missä vaan?
  • Säilytysjärjestelmä vs. tiedonohjaus
    • Suojaus/luokittelu
    • Julkisuuslainsäädäntö vs yksityinen sektori
    • Säilytysaika ja pituudet, mistä löytyy?
    • Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta
    • Tietoturvallisuus ja kyberaika
    • Mitä muuta huomioitava?
  • Yksiköiden eri tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjahallinto
  • Asiakirjatyypit ja formaatit
  • Oletusmetatietoarvot ja niiden merkitys (esimerkiksi säilytysaika)
  • Asiakirjojen tiedonhallinta ja operatiiviset tietojärjestelmät
  • Arkistoinnin säilytysjärjestelmät ja sertifioinnit
  • Pitkäaikainen tai pysyvä säilyttäminen
  • Sähköisen arkistoinnin tiedonohjaus ja vaatimukset
  • Sähköisen arkistoinnin kriteerit ja vaatimukset
    • Metatiedot, rajapinnat, käyttöoikeudet
  • Laadukas asiakirjahallinto, arkistonmuodostus ja teknologia
  • Tietoturva ja -suoja arkistoinnissa
  • Esimerkkejä
  • Keskustelua

_

 

Webinaariosallistujat:

  • Saat viimeistään edellisenä päivänä ennen tilaisuutta sähköpostiisi ohjeet, koulutusaineiston ja rekisteröitymislinkin, josta pääset seuraamaan lähetystä.
  • Tilaisuus lähetetään suorana, voit osallistua helposti etänä omalta koneeltasi.
  • Kaikki webinaariin ilmoittautuneet saavat tallenteen käyttöoikeuden 7-30 päiväksi, eli tilaisuuteen kannattaa ilmoittautua, vaikka ajankohta ei sopisikaan kalenteriisi.
  • Muista varmistaa, että tietokoneesi internetyhteys toimii, koneen ääniresurssit ovat käytössä ja äänenvoimakkuus sopivalla tasolla.
  • Suosittelemme kuulokkeiden käyttöä.

Mikäli samasta organisaatiosta osallistuu YritysAkatemian webinaariin useampi henkilö, saavat lisäosallistujat koulutuksen puoleen hintaan.

Lisätietoja info@yritysakatemia.fi

Ilmoittaudu

Haluatko tämän koulutuksen yksityiskoulutuksena organisaatiollesi? Vai tarvitsetko kokonaan räätälöityä koulutusta?

Palaa koulutushakuun

Huomasitko kampanjan?

Mikäli samasta organisaatiosta osallistuu YritysAkatemian järjestämään webinaariin useampi henkilö, saavat lisäosallistujat koulutuksen puoleen hintaan. Kampanjoita ja tarjouksia ei voi hyödyntää PTCService Oy:n, Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy:n ja Power Competence Oy:n koulutuksissa.

Tutustu webinaareihin ja osallistu koulutukseen yhdessä kollegan kanssa!

Olisiko tässä sinulle sopivia koulutuksia?

Vielä ehdit ilmoittautua

Irtisanominen taloudellisella ja tuotannollisella perusteella – käytännön näkökulmasta

Johtaminen ja vuorovaikutus

Etäkoulutus

Alexa Kavasto

05.03.2024

Vielä ehdit ilmoittautua

Generatiivisen tekoälyn perusteet ja sovelluskohteet

Johtaminen ja vuorovaikutus

Etäkoulutus

Jani Teerioja

05.03.2024

Vielä ehdit ilmoittautua

Työpaikan lakisääteiset henkilöstösuunnitelmat kuntoon

Johtaminen ja vuorovaikutus

Etäkoulutus

Kiira Koponen

06.03.2024

Katso kaikki koulutukset

Yritysakatemia