Kategoriat Johtaminen ja vuorovaikutus, Tiedonhallinta ja arkistointi
Tiedonhallinnan perusteet – Arkistointisuunnitelma ja tietosuojalainsäädännön merkitys
Paljon tilaa
Kuvaus
Tiedonhallinta sekä arkistointi sen osana on organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Asiakirjojen säilyttäminen edellyttää usein lain velvoitteiden noudattamista. Toisaalta säilyttäminen sisältyy tiedolla johtamisen kulttuuriin: mitä tehtiin tai mitä ei tehty?
Tiedonhallinta ja arkistointi tuntuvat olevan ongelma monessa yrityksessä. Aina ei tiedetä, mitä asiakirjoja pitää arkistoida ja kuinka kauan, joten arkistoidaan ne kaikki ja säilytetään asiakirjoja liian pitkiä aikoja. Organisaation tulisi laatia ohje, joka helpottaa arkistoon sisällytettävien asiakirjojen käyttöä, ylläpitoa ja hallintaa. Tätä kutsutaan esimerkiksi nimellä arkistointisuunnitelma. Sähköisen tiedon osalta puhutaan tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS), joka koskee järjestelmissä olevaa sähköistä tietoa.
Koulutus sopii erityisesti yritysten ja organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaaville avuksi esim. kysymyksiin, jotka koskevat myynnin ja markkinoinnin datan käsittelyä eri järjestelmissä, esim. HR-, talous- ja palkanlaskenta henkilöstölle. Organisaation on tiedettävä asiakirjojen ja tiedon säilyttämisen vaatimukset!
__
Etäkoulutus: Tiedonhallinnan perusteet – Arkistointisuunnitelma ja tietosuojalainsäädännön merkitys, PDF
Ohjelma klo 9.00–13.00
Ohjelmaan saattaa tulla pieniä lisäyksiä ja/tai muutoksia asioiden esitysjärjestykseen.
Johdanto
• Termejä
• Muuttuvan lainsäädännön vaikutus arkistointi-termiin
• Arkistointi ja pysyvä säilyttäminen
• Asiakirjojen ja asiakirjatiedon synty ja saapuminen
• Tiedon elinkaaren vaiheet
Miksi tiedonhallinta on tärkeää ja kenellä on vastuu tiedonhallinnasta?
• Asiakirjatiedon merkitys yritykselle tai organisaatiolle
• Tieto pääomana
• Resurssien säästö
• Tiedonhallinta kilpailuvalttina
• Vastuu tiedonhallinnasta
Tiedonhallinta erilaisissa organisaatioissa
• Yksityinen vs. julkinen sektori
• Lähtökohta: suorittaako organisaatio julkista tehtävää?
• Lainsäädännön erot
Sähköinen säilyttäminen ja arkistointi
• Sähköiset arkistot
• Asianhallintajärjestelmä ja muut operatiiviset järjestelmät
• Tarvitseeko tulostaa?
• Digitointi
Arkistointisuunnitelman tavoitteet ja prosessit
• Tiedon elinkaaren hallinta
• Arkistoinnin merkitys
• Yksityisten organisaatioiden arkistoitavat asiakirjat
• Arkistojen hankintapoliittinen työnjako
• Arkistointisuunitelma?
• Arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonohjaussuunnitelma, tiedonhallintasuunnitelma, tiedonhallintamalli
• Automaattisen tiedonohjauksen hyödyt
• Suunnitelman laatiminen, demo ym.
• Automaatio ja tekoäly
Asiakirjojen ja tietojen säilytysajat suunnitelman olennaisena osana
• Arvonmääritys ja seulonta
• Lainsäädäntö ja muu sääntely
• Säilytysaikasuositukset ja organisaation omat tarpeet
• Case: Kirjanpitoaineiston säilytysajat ja -vastuu
• Case: SOTE
• Demo: Säilytysaikasuositus
• Asiakirjatiedon hävittäminen
Tietosuoja, tietoturva ja tiedonhallinta
• Asiakirjatiedon julkisuus
• Tietojen luovuttaminen
• Tietojen pyytäjän tunnistaminen ja tietojen lähetystapa
• Muuta tietopalveluun liittyvää
• Henkilötietojen käsittely
• Case: Suoramarkkinointi
• Asiakirjatieto ja tietosuojalainsäädännön merkitys
• Case: Asiakastietojen puuttuva säilytysaika
• Case: Säilytysajat vuosina tietosuojaselosteessa
• Tietosuojaan ja -turvaan liittyen huomioitavaa
• Case: Asianhallintajärjestelmä
• Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta (lokitus)
• Varautuminen ja poikkeusolot
• Säilytysolosuhteet ja vaurioitunut ja käyttökelvoton aineisto
AMS/TOS/tiedonhallintasuunnitelma/tiedonhallintamalli/arkistointisuunnitelma toimivana arjen työkaluna ja ohjenuorana
• Yleisimmät virheet ja miten ne vältetään
• Yhteenveto yrityksissä erityisesti huomioitavista asioista
Historian, nykyhetken ja tulevaisuuden rajapinnat
Aikaa kysymyksille ja keskustelulle
Etäkoulutusosallistujat:
- Saat viimeistään edellisenä päivänä ennen tilaisuutta sähköpostiisi ohjeet, koulutusaineiston ja rekisteröitymislinkin, josta pääset seuraamaan lähetystä.
- Tilaisuus lähetetään suorana, voit osallistua helposti etänä omalta koneeltasi.
- Kaikki etäkoulutukseen ilmoittautuneet saavat tallenteen käyttöoikeuden 7-30 päiväksi, eli tilaisuuteen kannattaa ilmoittautua, vaikka ajankohta ei sopisikaan kalenteriisi.
- Muista varmistaa, että tietokoneesi internetyhteys toimii, koneen ääniresurssit ovat käytössä ja äänenvoimakkuus sopivalla tasolla.
- Suosittelemme kuulokkeiden käyttöä.
Mikäli samasta organisaatiosta osallistuu YritysAkatemian etäkoulutukseen useampi henkilö, saavat lisäosallistujat koulutuksen puoleen hintaan.
Lisätietoja info@yritysakatemia.fi
IlmoittauduHaluatko tämän koulutuksen yksityiskoulutuksena organisaatiollesi? Vai tarvitsetko kokonaan räätälöityä koulutusta?
Huomasitko kampanjan?
Mikäli samasta organisaatiosta osallistuu YritysAkatemian järjestämään etäkoulutukseen useampi henkilö, saavat lisäosallistujat koulutuksen puoleen hintaan. Kampanjoita ja tarjouksia ei voi hyödyntää PTCService Oy:n, Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy:n ja Power Competence Oy:n koulutuksissa.
Tutustu koulutuksiin ja osallistu koulutukseen yhdessä kollegan kanssa!
