Arkistointi organisaatioissa on muuttumassa Suomessa merkittävästi. Uusi arkistointilainsäädäntö, digitalisaatio ja tiedon elinkaaren hallinta muuttavat sitä, miten organisaatiot säilyttävät, käyttävät ja poistavat tietoa. Arkistosuunnitelma 2026, AMS ja TOS liittyvät kaikki samaan muutokseen: siihen, miten organisaatiot hallitsevat tietoa digitaalisessa toimintaympäristössä – ja miten arkistointi kytkeytyy tiedon koko elinkaareen.
Miksi arkistointi muuttuu juuri nyt?
Arkistointi ei ole enää pelkästään asiakirjojen säilyttämistä.
Yhä useampi organisaatio toimii ympäristössä, jossa tieto syntyy:
- digitaalisissa järjestelmissä
- pilvipalveluissa
- automaattisesti syntyvänä järjestelmätietona
- integraatioiden kautta eri järjestelmien välillä
Samalla myös lainsäädäntö on muuttumassa. Uusi arkistolaki ja tiedonhallintaa koskeva sääntely pyrkivät vastaamaan digitaaliseen toimintaympäristöön, jossa tieto ei ole enää yksittäinen asiakirja vaan osa laajempaa tietovirtaa.
Siksi arkistointi on siirtymässä asiakirjakeskeisestä ajattelusta tiedon elinkaaren hallintaan.
Arkistoinnin muutos koskee koko organisaatiota
Arkistoinnin uudistuminen ei koske pelkästään asiakirjahallintoa. Muutos liittyy laajemmin siihen, miten organisaatiot hallitsevat tietoa digitaalisessa toimintaympäristössä.
Keskeisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi:
- mitä arkistosuunnitelma tarkoittaa uudessa toimintamallissa
- miksi perinteinen AMS- ja TOS-ajattelu ei enää yksin riitä
- miten tiedon elinkaaren hallinta vaikuttaa arkistointiin
- mitä uusi arkistolainsäädäntö muuttaa organisaatioiden arjessa
Mikä on Arkistosuunnitelma 2026?
Arkistosuunnitelma 2026 ei ole vain uusi nimi arkistonmuodostussuunnitelmalle.
Se kuvaa laajempaa muutosta siinä, miten organisaatiot hallitsevat tietoa.
Perinteinen arkistointi keskittyi usein siihen:
- mitä asiakirjoja säilytetään
- missä ne säilytetään
- kuinka kauan niitä säilytetään
Uudessa mallissa keskiössä on tiedon koko elinkaari.
Se sisältää:
- tiedon syntymisen
- tiedon käytön
- tiedon säilyttämisen
- tiedon hävittämisen
- pysyvän säilyttämisen
Tämä tarkoittaa, että arkistointi ei ole enää pelkkä asiakirjahallinnon tehtävä – vaan osa koko organisaation tiedonhallintaa ja johtamista.
Aiheeseen syvennytään tarkemmin YritysAkatemian koulutuksessa: Jäävätkö AMS ja TOS historiaan – oletko valmis uuteen arkistointiin ja tiedon elinkaaren hallintaan?
AMS ja TOS – mitä ne ovat ja miksi niiden rooli muuttuu?
Monissa organisaatioissa arkistointi on rakentunut kahden keskeisen työkalun ympärille.
Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS)
AMS kuvaa esimerkiksi:
- organisaation asiakirjat
- niiden säilytysajat
- säilytyspaikat
- pysyvästi säilytettävät aineistot
Se syntyi aikana, jolloin suurin osa asiakirjoista oli paperisia.
Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
TOS puolestaan ohjaa sähköistä tiedonhallintaa järjestelmissä.
Se sisältää esimerkiksi:
- metatiedot
- säilytysajat
- tiedonohjauksen periaatteet
Digitalisaation myötä tieto ei kuitenkaan enää sijaitse yhdessä järjestelmässä. Organisaatioissa voi olla kymmeniä järjestelmiä, joissa tietoa syntyy.
Siksi pelkkä AMS tai TOS ei enää yksin riitä.
Uusi arkistolaki ja digitaalinen toimintaympäristö
Suomessa arkistolainsäädäntöä ollaan uudistamassa vastaamaan nykyistä toimintaympäristöä.
Keskeisiä muutoksia ovat esimerkiksi:
- arkistoinnin siirtyminen digitaaliseen ympäristöön
- arkistoinnin kytkeytyminen tiedonhallintaan
- metatietojen merkityksen kasvu
- Kansallisarkiston vahvempi rooli sähköisessä arkistoinnissa
Samalla organisaatioiden on huomioitava myös:
- tietosuojalainsäädäntö
- julkisuuslaki
- tiedonhallintalaki
Näiden yhteisvaikutus muuttaa arkistointia merkittävästi.
Tule kuulemaan aiheesta lisää Uusi arkistointilaki – mitä muutoksia tulossa? -etäkoulutukseen.
Sähköinen arkistointi ja tiedon elinkaaren hallinta
Yksi suurimmista muutoksista arkistoinnissa liittyy digitalisaatioon.
Tieto syntyy nykyään usein sähköisenä eli ”born digital”.
Se voi olla esimerkiksi:
- asiankäsittelyjärjestelmässä syntynyt asiakirja
- HR-järjestelmän tieto
- taloushallinnon aineisto
- automaattisesti syntynyt järjestelmätieto
Sähköinen arkistointi edellyttää muun muassa:
- metatietojen hallintaa
- järjestelmien välisten integraatioiden ymmärtämistä
- tietojen siirtoa järjestelmien välillä
- säilytysajan automaattista hallintaa
Kiinnostaako tai puhuttaako aihe? Tule mukaan Sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin perusteet -etäkoulutukseen,
Käytännön tarkistuslista organisaatiolle
Jos organisaatiossa halutaan kehittää arkistointia uuden mallin mukaiseksi, kannattaa aloittaa seuraavista asioista.
1. Selvitä missä tieto syntyy
Kartoitus eri järjestelmistä ja tietovarannoista.
2. Määrittele tiedon elinkaari
Milloin tieto syntyy, miten sitä käytetään ja milloin se hävitetään.
3. Määrittele säilytysajat
Perustuvat lainsäädäntöön ja organisaation tarpeisiin.
4. Huomioi tietosuoja
Henkilötietojen säilyttäminen ilman perustetta ei ole sallittua.
5. Määrittele vastuut
Tiedonhallinta koskee usein:
- johtoa
- tietohallintoa
- asiakirjahallintoa
- tietosuojavastaavaa
Tiedonhallinnan kokonaisuutta käsitellään laajemmin tässä koulutuksessamme:
Tiedonhallinnan perusteet – Arkistointisuunnitelma ja tietosuojalainsäädännön merkitys
Yleisimmät virheet arkistoinnin uudistamisessa
Moni organisaatio tekee samoja virheitä tiedonhallinnassa.
Tyypillisiä haasteita ovat:
Kaiken säilyttäminen varmuuden vuoksi
Tämä voi rikkoa tietosuojalainsäädäntöä.
Järjestelmien vastuiden epäselvyys
Ei tiedetä kuka vastaa mistäkin tiedosta.
Metatietojen puute
Ilman metatietoja tieto ei ole löydettävissä.
Arkistointi nähdään vain asiakirjahallinnon tehtävänä
Todellisuudessa se koskee koko organisaatiota.
Usein kysytyt kysymykset arkistoinnista
Mitä tarkoittaa arkistosuunnitelma?
Arkistosuunnitelma kuvaa, miten organisaatio hallitsee tietoa koko sen elinkaaren ajan: syntymisestä säilyttämiseen ja hävittämiseen.
Jäävätkö AMS ja TOS historiaan?
Ne eivät välttämättä katoa kokonaan, mutta niiden rooli muuttuu. Tulevaisuudessa arkistointi perustuu enemmän tiedon elinkaaren hallintaan.
Mitä uusi arkistolaki muuttaa?
Uusi laki korostaa digitaalista arkistointia, metatietojen merkitystä ja arkistoinnin kytkeytymistä tiedonhallintaan.
Milloin sähköinen arkistointi on pakollista?
Monissa julkisen sektorin organisaatioissa sähköinen arkistointi on jo keskeinen toimintamalli, ja digitalisaatio lisää sen merkitystä myös yksityisellä sektorilla.
Miksi metatiedot ovat tärkeitä?
Metatiedot kertovat esimerkiksi asiakirjan alkuperän, tarkoituksen ja säilytysajan. Ilman niitä digitaalinen aineisto voi muuttua käyttökelvottomaksi.
Yhteenveto
Arkistointi on siirtymässä uuteen vaiheeseen.
Keskeinen muutos on siirtyminen asiakirjojen säilyttämisestä tiedon elinkaaren hallintaan.
Organisaatioiden kannattaa varautua muutokseen jo nyt, sillä digitalisaatio, uusi lainsäädäntö ja tietosuojavaatimukset vaikuttavat siihen, miten tietoa hallitaan tulevaisuudessa.
Haluatko ymmärtää uuden arkistoinnin käytännössä?
Haluatko syventää osaamistasi arkistoinnin muutoksessa? YritysAkatemian koulutuksissa käsitellään arkistointia, tiedonhallintaa ja uutta lainsäädäntöä käytännön näkökulmasta.
Tutustu aiheeseen tarkemmin koulutuksissa:
➡️ Tiedonhallinnan perusteet – Arkistointisuunnitelma ja tietosuojalainsäädännön merkitys
➡️ Jäävätkö AMS ja TOS historiaan – oletko valmis uuteen arkistointiin ja tiedon elinkaaren hallintaan?
➡️ Uusi arkistointilaki – mitä muutoksia tulossa?
➡️ Sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin perusteet