Suomen arkistolainsäädäntö uudistuu kattavasti vuoden 2025 aikana. Tavoitteena on vastata digitalisaation tuomiin haasteisiin, selkeyttää säädöksiä ja tehdä sähköisestä arkistoinnista luonnollinen osa tiedonhallintaa.
Miksi arkistolakia uudistetaan?
Nykyinen arkistolaki (831/1994) on jäänyt jälkeen digitalisaation kehityksestä. Uudistuksen keskeisiä syitä ovat:
- Lakien yhteensovittaminen: arkistolaki, tiedonhallintalaki ja julkisuuslaki ovat osin päällekkäisiä – ne halutaan selkeyttää yhteenlinjaisiksi
- Digitaalisen tiedon merkitys: sähköisen arkistoinnin tarpeet eivät enää mahdu perinteiseen lakirakenteeseen .
Mitä muutoksia uudistus tuo?
| Muutos | Kuvaus |
|---|---|
| Nykyinen laki kumotaan | Arkistolaki korvataan kahdella erillisellä lailla: arkistoinnista ja Kansallisarkistosta |
| Digitaalinen ensisijaisena | Syntysähköinen aineisto arkistoidaan digitaalisena – analogisista aineistoista ei tarvitse luoda kopioita . |
| Metatietojen merkitys kasvaa | Sähke2-määräyksen korvaajina järjestelmät keräävät riittävät metatiedot, ja Kansallisarkisto määrittää vaatimukset . |
| Kansallisarkiston uusi rooli | Tehdään keskeiseksi asiantuntijaviranomaiseksi ja määräysten antajaksi sähköisen asiakirjahallinnon keskiössä . |
| Laajempi tiedonhallinnan näkökulma | Arkistointi nähdään osana tiedon elinkaarta ja hallintaa, yhtenä sovellettavan säädöspaketin osana . |
| Osaamisvaatimusten nousu | Digitaalinen arkistoinnin hallinta edellyttää teknistä ja lainsäädännöllistä osaamista – pelkkä ICT ei riitä . |
Lakiprosessi ja aikataulu
- Laajojen lausuntokierrosten pohjalta (keväällä 2022 ja 2024) valmistellaan nyt hallituksen esitys
- Tuleva hallituksen esitys lainsäädäntömuutoksista arvioidaan eduskunnalle syys–lokakuussa 2025 (viikko 39)
- Samalla tarkastellaan yhteensovitusta julkisuuslain uudistukseen – kokonaisuus on määrätietoisesti linjassa
Käytännön vaikutukset organisaatiolle
- Arkistointi osana prosessia: Arkistonmuodostussuunnitelmat yhdistetään tiedonhallintamalleihin – elinkaarihallinta muuttuu järjestelmäksi
- Sähköisen siirron pakollisuus julkisella sektorilla: Julkisen hallinnon sähköinen aineistosiirto Kansallisarkistoon pätee vain digitaaliselle aineistolle
- Potilastietojen arkistointi laajenee: Sosiaali- ja terveydenhuollon digitaaliset potilastiedot (mm. kaikki vähintään 12 vuotta säilytettävät tiedot) on tarkoitus arkistoida kattavammin
- Tietoturva ja metatiedot kunniaan: Asiakirjojen metatiedot liitetään osaksi osana tiedon hallintaprosessia – hajanaisia metatietovaatimuksia korvataan yhtenäisellä järjestelmällä
Mitä organisaation kannattaa tehdä nyt?
- Aloittaa tilannekartoitus – onko sähköinen aineisto arkistoitu lain edellyttämällä tavalla?
- Suunnitella metatiedot – kertokaa ja analysoikaa, miten metatieto kerätään nykyisissä järjestelmissä, ja varmistakaa sen riittävyys.
- Yhteensovittaa suunnitelmat – päivitä arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja tiedonhallintamalli yhdessä.
- Kouluttaa henkilöstöä – lainsäädännön ja teknisen toteutuksen rajapinnassa tarvitaan monialainen osaaminen
- Seurata lainsäädäntöä – hallituksen esitys syksyllä 2025 antaa konkreettiset aikataulut ja velvoitteet.
Uusi arkistolaki 2025 on kokonaisvaltainen uudistus, jolla digitalisaatio saadaan Arkistolaitoksen keskeiseksi osaksi tiedon hallinnan kokonaisuutta. Lainsäädännön tullessa voimaan:
- Arkistoidaan digitaalisesti ja systemaattisesti.
- Metatiedot ovat väline tiedon hallinnassa, eivät erillinen byrokraattinen lisä.
- Kansallisarkisto vahvistaa rooliaan sähköisen asiakirjahallinnon valtakunnallisena asiantuntijana.
- Organisaatioilta edellytetään kokonaisvaltaista tiedonhallinnan uudistamista.
Arkistolaki 2025 -koulutus YritysAkatemiassa
Jos haluat varmistaa organisaatiosi valmiuden uudistuneen arkistointilainsäädännön vaatimuksiin, Jarkko Koivuniemen etäkoulutus Uusi arkistolaki 2025 – mitä muutoksia tulossa? tarjoaa käytännönläheisen ja ajankohtaisen läpileikkauksen toimintaan liittyvien lakien uudistamiseen.
Koulutuksen sisältö:
- Johdanto, taustaa ja arkistolain esiselvitys
- Sähköinen siirto ja metatiedot
- Valtion viranomaisille sähköinen siirto pakollinen
- Kansallisarkiston uusi rooli ja kansallinen arkistotietovaranto
- Arkistolain nykytila, missä mennään?
- Kuntien mahdollisuus siirtää arkistot
- Muutoksia kohti uutta lainsäädäntöä, muu sidonnainen regulaatio
- Uudistuva lainsäädäntö, tietosuojalainsäädännön vaikutukset
- Sähköisen arkistoinnin standardit ja sertifikaatit
- Kohti uutta arkistolainsäädäntöä, tausta ja tiedonhallintalaki
- Uuden arkistolain tavoitteet ja keskeiset vaikutukset
- Käsitteet ja terminologia, säilytys vs arkistointi
- Julkinen vs yksityinen sektori
- Arvonmääritys ja seulonta, muutoksia?
- Sähköisen arkistoinnin järjestäminen ja nykytila
- Analogiset ja syntysähköiset asiakirjat
- Arkistoaineistojen käyttöön antaminen ja käyttörajoitukset
- Havaintoja ensimmäiseltä lausuntokierrokselta
- Uusi velvoite liittää metatiedot osaksi asiakirjaa
- Metatiedot ja merkitys, nyt ja tulevaisuudessa?
- Muutoksia matkanvarrelta kohti uutta lakia
- Tulevaisuus ja tekoälyn vaikutukset
- Keskustelu
