Työelämän pelikenttä on viimeisen vuoden aikana muuttunut huimasti, vauhti on ollut kovaa. Suurin muutosta eteenpäin työntävä voima on ollut koronavirus (covid 19). Lisäksi muutosta on vienyt eteenpäin uusien teknologia-ratkaisujen käyttöönotto ja toisaalta ratkaisujen kehittyminen käyttäjäystävällisempään muotoon.
Kaikki tapahtuu entistä enemmän digitaalisesti ja digiajassa. Työntekijät haluavat autonomiaa ja joustoa työhön. Muutoksella on laajoja vaikutuksia moniin aloihin, niiden toimintatapoihin ja arkeen. Muutos on tuonut eri aloille huimia mahdollisuuksia mutta myös uhkia. Yksittäisen ihmisen näkökulmasta muutos on iso sekä fyysisesti että henkisesti. Moni työntekijä on siirtynyt etätyöhön.
Etätyöskentely pitää sisällään paljon erilaisia työnteon muotoja. On jatkuvaa etätyötä, liikkuvaa työtä ja osittaista etätyötä ja arkikieleen on tullut myös hybridityön käsite. Käsitteet vaihtelevat sen mukaan, kuinka kauan työ kestää, missä työtä tehdään, millaista tietoteknologiaa käytetään ja millainen työsuhde henkilöllä on. Etätyöskentely tuo monia etuja työntekijöille ja työnantajalle, muun muassa mukavuutta, keskittymistä, vaihtelua, työn ja vapaa-ajan parempaa yhteensovittamista ja työmatka-ajan säästöjä. Työantaja saattaa säästää tilavuokrissa ja tilatarpeissa, työteho nousee ja on luontoympäristökin voi paremmin. Samalla voidaan myös todeta, että esimiestyö vaikeutuu ja sosiaalinen vuorovaikutus heikkenee ja yhteisöllisyyden hyödyt pienenevät.
Kaiken kaikkiaan etätyötä ja etäjohtamista on vielä tutkittu kovin vähän. Aivan viime vuosina on alettu myös akateemisissa piireissä kiinnostumaan etätyön kehittämisestä ja mahdollisista haitoista.
Etätyön johtaminen – ihminen vai työ
Usein kuulee sanottavan, että etäjohtamisessa ei ole mitään ihmeellistä, eikö se ole vain hyvää ja luottamukseen perustuvaa johtamista. Vastaus on kyllä ja ei. Poikkeustilaan sidottu etäjohtaminen on erilaista kuin normaaliajan etäjohtaminen. Parilla sanalla kuvattuna etäjohtamisen painopiste on ihmisissä ja ihmisten johtamisessa. Kokeilut, joustavuus ja yksinkertaisuus ovat tähän aikaan sopivia ja nopeita ratkaisuja. Toisaalta taas on luotava kestäviä etätyön johtamisen malleja. Sataprosenttinen etäjohtaminen ja työnteko on vähän erilaista kuin osittainen, kun työpaikka ei olekaan enää se paikka, jossa spontaani lähijohtaminen tapahtuu, on luotava hyvät käytänteet etäjohtamiseen ja etätyöhön
Moni esimies on kokenut etäjohtamisen vaikeaksi ja haasteelliseksi. Etäisyys vaikuttaa ihmisten kommunikointiin ja vähentää kontaktia esimiehen ja työntekijöiden välillä. Vai onko näin? Itsenäistä ja liikkuvaa työtä tekevien johtaminen on kaikkea ihmisten johtamista. Usein luullaan, että tarvitaan fyysinen läheisyys, jotta yhteenkuuluvuus saavutetaan. Näin ei kuitenkaan ole. Tärkeintä on saavuttaa henkinen ja psykologinen psyykkinen yhteenkuuluvuus. Jos työntekijä huomaa, ettei hän kuuluu porukkaan, katoaa myös työnteon ilo ja motivaatio.
Luottamus on kaikissa selvityksissä ja tutkimuksissa etäjohtamisen kuumimpia keskustelun aiheita. Mitä enemmän esimies antaa vapautta työskentelyyn, sitä vahvempi luottamuksen tulisi olla. Kun työntekijä käyttää vapautta väärin ja tuloksellisuus laskee, voi luottamuksen palauttaminen olla työlästä.
Tuottavuus syntyy perustyötä tekemällä
Huippu-urheilussa menestyminen syntyy usein siitä, että urheilija pystyy tekemään suurissa kisoissa sen suorituksen, mitä on harjoituksissakin tehnyt. Heikon itsetunnon omaava urheilija harjoittelee itsensä uuvuksiin tai siihen kuntoon, ettei hänen kroppansa kestä – yliharjoitellaan. Lepo ja palautuminen unohdetaan ja yritetään liikaa. Valitettavan usein näin käy myös työelämässä, etenkin etätyössä. Tehdään liikaa työtä ilman taukoja ja liian paljoin, lepo ja palautuminen unohtuu.
Työntekijöiden tehokkuus ja jaksaminen on vaikeasti sovitettava yhtälö. Kun tuottavuus kasvaa, niin onko se sitä, että työntekijän päivät venyvät liian pitkiksi. Esimiehen tulisi seurata sitä, että työkuorma pysyy kohtuullisena. Valmentava henkilöstöjohtaminen on sitä, että pidetään säännöllisiä palavereja, esimerkiksi aamukahveja riittävän usein – seurataan, että ollaan päästy sängystä ylös ja ollaan työkykyisiä. Työntekijän yhteisöllisyyden tunne ja sitoutuminen nousee, kun esimies on työntekijöihin yhteydessä muulloinkin kuin, jos organisaatiossa tai tiimissä on ongelmia. Varo siis pelkästään sähköpostilla johtamista.
Keskeistä on tunnistaa työssä onnistumisen kannalta tärkeimmät tehtävät ja roolit. Selkiytettävä sekä itselle että työntekijälle hänen perustehtävänsä keskeiset tavoitteet. Etätyön johtamiseen on paljon nippelitietoa saatavilla. Esimiehen kannattaa poimia se tai ne asiat, joilla voisi omassa työyhteisössä olla eniten vaikutusta. Priorisoinnin taito on etäjohtamisessa tärkeää. Esimerkiksi jos me-henki on hyvä, ei kannata käyttää energiaa etsimällä uusi yhteisöllisyyttä lisääviä keinoja. Tai, jos olet löytänyt toimivan tavan tiimikeskusteluille, ei kannata kokeilla jotain muuta tapaa, vaikka joku ehdottaa jotain hänen mielestään parempaa keinoa.
Työntekijän oma ajattelu ja sitä kautta vastuun ottaminen tapahtuu vain sitä kautta, että itse ymmärtää oman osaamisen ja oppii käyttämään omia potentiaaleja. Tämä vaatii opettelua. Yksi parhaista tavoista on heittää pallo työntekijälle itselleen. Pistää tiimi tai työpari miettimään itse, miten saadaan mielekkäämpiä Teams-palavereja tai, mistä he haluavat keskustella yhteisissä palavereissa. Oman ajattelun kehittäminen vaatii myös omaa aikaa. On huomattu, että ajattelun sparraus on tehokasta, kun esimies ei koko ajan keskeytä työntekijää, vaan antaa hänelle aikaa pohtia itse ratkaisua. Ja on sitten lyhyessä ajassa monta kertaa sparraamassa työntekijää – syntyy rytmisyyden periaate, joka on oppimisen kannalta tuloksellista.
Etäjohtamisen tärkein työkalu on luottamus
Luottamus on kaikkein isoin asia etäjohtamisessa. Vastapuoli luottamukselle on epäluottamus. Kuinka hyvin esimies voi luottaa siihen, että työntekijä tekee työnsä hyvin ja vastuullisesti. Millä sitten esimies vahvistaa luottamusta?
Hyvällä ja avoimella kommunikoinnilla voidaan kehittää luottamusta. Avoimuus tarkoittaa myös itsensä ja omien ajatustensa avointa jakamista työntekijöiden kanssa. Sanotaan, että mitä parempi tuttuus vallitsee tiimissä, sen avoimempaa kommunikointi on. Kun avoimuus ja luottamus kasvavat, työntekijä huomaa, että hänestä välitetään. Anna siis kuulua itsestäsi. Pidä kahdenkeskisiä palavereja, pidä tiimipalavereja, ole kiinnostunut työntekijöistä muunkin kautta kuin työroolin välityksellä. Luottamusta kasvattaa myös edistymisten ja onnistumisten huomioiminen. Etätyössä onnistumisten huomioiminen vaatii erityisen tarkkaa huomioita. Tätä voit edistää hyvillä ja konkreettisilla tavoitteilla sekä niiden seurannalla yhteisesti sovitulla tavalla.
Entäpä ne työvälineet
Tutkimustietoa etätyön työvälineiden merkityksestä työhyvinvointiin ja sitä kautta työn tuottavuuteen on vielä aika vähän. Se mitä nyt tiedetään, niin ergonomia ei ole aina paras mahdollinen, etenkään kotona työskennellessä. Samoin on syytä sopia ja hankkia hyvät etäyhteydet ja mieluummin yksi hyvin hallittu etätyöskentely viestikanava, esimerkiksi Teams, Meetings, Zoom tai vastaava. Liika istuma ja istumatyö on tämän päivän tupakka.
Oman itsensä johtaminen luo pohjan tulokselliselle etäjohtamiselle
Kyvykäs esimies vetää omat rajat työn tekemiselle. Lepo ja palautuminen on tärkeää jaksamisen kannalta. Jos laiminlyöt tätä ihmisen fysiologista tarvetta, on palautuminen tuskallisen hidasta. Samalla annat huonon signaalin muille työhyvinvointiin. Esimiehen ei aina tarvitse olla tavoitettavissa, eikä koko ajan seurata kaikkia viestintäkanavia. Ilmoita työntekijöille oma työaikasi ja koska sinut tavoittaa parhaiten. Teams-ilmoitukset yms viestintäkanavat voi mykistää illaksi ja yöksi. Tietysti voi tulla hetkiä, jolloin intensiivisyys työssä on suurta, mutta nämä työn kuormituspiikit eivät voi olla jatkuvia ja jokaviikkoisia.
Hyvä tapa on tarkastella omia työn rutiineja ja miettiä, onko siellä jotain sellaista, jota on hyvä muuttaa. Hyvien palauttavien rutiinien tuominen jokapäiväiseen arkeen on suositeltavaa. Näitä ovat esimerkiksi pienet kävelytauot työpäivän aikana, reilunpituinen ruokatauko, venyttelyt, työopisteen vaihto, mindfulness- tai rentoutumishetket. Suositeltava tapa on lopettaa työpäivä sanomalla itselleen ”tänään on työni tehty”. Mieti myös asioita, mistä itse energisoidut. Tuomalla näitä omaa energiaa nostattavia asioita päivään jaksat ja innostut pitämään oman energiatason hyvänä.