Uusi arkistointilaki astui voimaan 1.7.2026. Uudistuksella arkistointia koskeva lainsäädäntö ajantasaistettiin vastaamaan 2020-luvun digitaalista toimintaympäristöä ja muuttuneita tiedonhallinnan tarpeita.
Aiempi arkistolaki (831/1994) kumottiin kokonaan. Uudessa lainsäädännössä korostuvat erityisesti digitaalinen arkistointi, tiedon elinkaaren hallinta, sähköisen aineiston metatiedot sekä Kansallisarkiston rooli kansallisen arkistotietovarannon ja sähköisen arkistoinnin asiantuntijana.
Mitä uusi arkistointilaki tarkoittaa käytännössä organisaatioille?
Miksi arkistointilaki uudistettiin?
Vuodelta 1994 peräisin ollut arkistolaki oli laadittu hyvin erilaisessa toimintaympäristössä. Organisaatioiden tiedonhallinta on sittemmin siirtynyt voimakkaasti digitaalisiin järjestelmiin, ja yhä suurempi osa asiakirjoista syntyy ja säilytetään sähköisessä muodossa.
Uudistuksen tavoitteena on sovittaa arkistointia koskeva sääntely paremmin yhteen muun tiedonhallintaa koskevan lainsäädännön kanssa sekä selkeyttää arkistoinnin asemaa osana tiedon koko elinkaarta.
Keskeisiä lähtökohtia ovat:
- digitaalisen toimintaympäristön huomioiminen
- arkistointi- ja tiedonhallintalainsäädännön yhtenäistäminen
- sähköisen arkistoinnin vahvistaminen
- käsitteiden ja vastuiden selkeyttäminen
- Kansallisarkiston tehtävien ja toimivallan ajantasaistaminen.
Mitä uusi arkistointilaki muutti?
Vanha arkistolaki kumottiin
Arkistolaki (831/1994) kumottiin kokonaisuudessaan. Uusi sääntely muuttaa arkistoinnin lähtökohtia ja tuo ne lähemmäksi nykyistä digitaalista tiedonhallintaa.
Organisaatioiden kannalta kyse ei siis ole enää tulevaan lainsäädäntöön valmistautumisesta, vaan voimassa olevan sääntelyn huomioimisesta omassa toiminnassa.
Digitaalinen arkistointi korostuu
Uuden lain lähtökohtana on digitaalinen toimintaympäristö. Sähköisesti syntyneiden aineistojen säilyttäminen, arkistointi ja hallinta muodostavat entistä keskeisemmän osan organisaation tiedonhallintaa.
Samalla on tärkeää tunnistaa, milloin aineisto säilytetään sähköisessä muodossa, milloin analogisella aineistolla on edelleen merkitystä ja millaisia vaatimuksia esimerkiksi aineistojen digitointiin liittyy.
Arkistointi kytkeytyy entistä vahvemmin tiedonhallintaan
Arkistointia ei tarkastella irrallisena organisaation muusta tiedonhallinnasta. Tiedon elinkaari alkaa jo tiedon syntymisestä ja jatkuu sen käsittelystä ja säilyttämisestä mahdolliseen arkistointiin.
Organisaatioiden onkin tärkeää hahmottaa arkistointi osana tiedonhallintamallia ja muita tiedon elinkaaren hallinnan käytäntöjä.
Metatietojen merkitys kasvaa
Sähköisessä arkistoinnissa aineiston löydettävyys, ymmärrettävyys, käytettävyys ja hallinta perustuvat olennaisesti metatietoihin.
Uusi arkistointilaki tuo sähköisen aineiston metatiedot vahvasti osaksi arkistoinnin kokonaisuutta. Organisaatioiden kannattaa siksi tarkastella, millaisia metatietoja niiden järjestelmissä muodostuu ja miten ne säilyvät aineiston mukana sen koko elinkaaren ajan.
Kansallisarkiston rooli vahvistuu
Kansallisarkiston asema sähköisen arkistoinnin asiantuntijana ja toimijana selkeytyy. Kansallisarkistolla on keskeinen rooli myös kansalliseen arkistotietovarantoon liittyvässä kokonaisuudessa sekä arkistointia ja metatietoja koskevassa ohjauksessa.
Muutos vaikuttaa erityisesti julkisen hallinnon organisaatioihin ja niiden tapaan suunnitella pitkäaikaista ja pysyvää arkistointia.
Keitä uusi arkistointilaki koskee?
Uuden arkistointilain vaikutukset korostuvat julkisella sektorilla. Muutokset ovat olennaisia esimerkiksi valtion viranomaisille, kunnille ja hyvinvointialueille.
Lainsäädäntö on tärkeä tuntea myös sellaisissa yksityisen ja kolmannen sektorin organisaatioissa, jotka suorittavat julkista tehtävää.
Organisaation kannalta yksi keskeisistä kysymyksistä onkin: suorittaako organisaatio julkista tehtävää ja mitä arkistointia koskevia velvoitteita sen toimintaan tämän perusteella sovelletaan?
Mitä organisaation kannattaa tehdä nyt?
Koska uusi arkistointilaki on jo voimassa, organisaatioiden kannattaa siirtyä valmistautumisesta käytännön toimeenpanoon.
Ensimmäiseksi on hyvä muodostaa kokonaiskuva nykyisestä tiedonhallinnasta ja arkistoinnista:
- Miten arkistointi on tällä hetkellä järjestetty?
- Miten arkistointi näkyy tiedonhallintamallissa?
- Missä muodossa säilytettävät ja arkistoitavat aineistot ovat?
- Miten sähköisten aineistojen metatiedot muodostuvat ja säilyvät?
- Mitä nykyisille AMS- ja TOS-käytännöille tapahtuu?
- Miten arkistoinnin tietosuoja ja tietoturva on huomioitu?
- Mitä organisaation omissa prosesseissa ja ohjeissa täytyy muuttaa uuden lain vuoksi?
Erityisen tärkeää on tunnistaa, ettei uuden lain toimeenpano ole pelkästään asiakirjahallinnon tehtävä. Muutokset voivat koskea tiedonhallintaa, tietojärjestelmiä, tietosuojaa, tietoturvaa, johtamista sekä organisaation käytännön prosesseja.
Arkistoinnin suunnittelu muuttuu
Yksi käytännössä tärkeistä kysymyksistä liittyy siihen, miten arkistointia jatkossa suunnitellaan ja dokumentoidaan.
Perinteisten arkistonmuodostussuunnitelmien (AMS) ja tiedonohjaussuunnitelmien (TOS) rinnalle ja tilalle muodostuva toimintamalli kytkeytyy entistä tiiviimmin organisaation tiedonhallintamalliin ja tiedon koko elinkaaren hallintaan. Tutustu myös AMS & TOS -etäkoulutukseen tästä.
Organisaatioiden kannattaa siksi tarkastella nykyisiä suunnitelmiaan ja selvittää, miten uuden arkistointilain mukaiset vaatimukset huomioidaan niiden omassa tiedonhallinnassa.
Uusi arkistointilaki käytännössä -etäkoulutus YritysAkatemiassa
Mitä uusi arkistointilaki tarkoittaa juuri oman organisaatiosi toiminnassa?
YritysAkatemian Uusi arkistointilaki käytännössä -etäkoulutuksessa käydään läpi uuden lain keskeiset muutokset sekä niiden vaikutukset organisaatioiden tiedonhallintaan ja arkistointiin.
Kouluttajana toimii Hanna Martikainen.
Koulutuksessa käsitellään muun muassa:
- uuden arkistointilain tavoitteita ja keskeisiä vaikutuksia
- arkistoinnin muuttuneita käsitteitä ja terminologiaa
- tiedonhallintalakia ja tiedonhallintamallia
- arkistoinnin asemaa tiedonhallintamallissa
- sähköistä arkistointia ja sähköistä säilyttämistä
- analogisten ja syntysähköisten asiakirjojen asemaa
- digitointia
- Kansallisarkiston uutta roolia ja kansallista arkistotietovarantoa
- julkisen ja yksityisen sektorin eroja
- arvonmääritystä ja seulontaa
- sähköisen aineiston metatietoja
- uudenlaista arkistoinnin suunnitteluvelvoitetta
- arkistoaineistojen käyttöön antamista ja käyttörajoituksia.
Koulutus sopii erityisesti julkisen sektorin johdolle, esihenkilöille ja asiantuntijoille sekä asiakirjahallinnon, arkistotoimen, rekisterien ja tietovarantojen parissa työskenteleville. Se soveltuu myös julkista tehtävää suorittaville yrityksille sekä kolmannen sektorin toimijoille.
Uusi arkistointilaki on jo voimassa. Nyt olennaista on ymmärtää, mitä muuttunut sääntely tarkoittaa käytännössä ja miten uudet vaatimukset viedään osaksi organisaation tiedonhallintaa ja arkistoinnin arkea.
