Hallituksen esitys laiksi arkistoinnista ja laiksi Kansallisarkistosta sekä eräiksi niihin liittyviksi laeiksi annettiin eduskunnalle viime marraskuussa. Mitä on ehdotettu muutettavaksi arkistolain ja Kansallisarkistoa koskevassa lainsäädännössä? Mitä muutoksia on tullut ja mitä on tapahtunut kohti uutta lainsäädäntöä? Laki ajantasaistetaan vastaamaan julkishallinnon digitaalisen toimintaympäristön vaatimuksia.
Miksi arkistointilakia uudistetaan?
Nykyinen arkistolaki on jäänyt jälkeen digitalisaation kehityksestä. Uudistuksen keskeisiä syitä ovat:
- Lakien yhteensovittaminen: arkistolaki, tiedonhallintalaki ja julkisuuslaki ovat osin päällekkäisiä – ne halutaan selkeyttää yhteenlinjaisiksi
- Digitaalisen tiedon merkitys: sähköisen arkistoinnin tarpeet eivät enää mahdu perinteiseen lakirakenteeseen .
Mitä muutoksia uudistus tuo?
| Muutos | Kuvaus |
|---|---|
| Nykyinen laki kumotaan | Arkistolaki korvataan kahdella erillisellä lailla: arkistoinnista ja Kansallisarkistosta |
| Digitaalinen ensisijaisena | Syntysähköinen aineisto arkistoidaan digitaalisena – analogisista aineistoista ei tarvitse luoda kopioita . |
| Metatietojen merkitys kasvaa | Sähke2-määräyksen korvaajina järjestelmät keräävät riittävät metatiedot, ja Kansallisarkisto määrittää vaatimukset . |
| Kansallisarkiston uusi rooli | Tehdään keskeiseksi asiantuntijaviranomaiseksi ja määräysten antajaksi sähköisen asiakirjahallinnon keskiössä . |
| Laajempi tiedonhallinnan näkökulma | Arkistointi nähdään osana tiedon elinkaarta ja hallintaa, yhtenä sovellettavan säädöspaketin osana . |
| Osaamisvaatimusten nousu | Digitaalinen arkistoinnin hallinta edellyttää teknistä ja lainsäädännöllistä osaamista – pelkkä ICT ei riitä . |
Lakiprosessi ja aikataulu
- Laajojen lausuntokierrosten pohjalta on valmisteltu hallituksen esitys
- Hallituksen esitys arkistointia ja Kansallisarkistoa koskevaksi lainsäädännöksi annettiin eduskunnalle viime marraskuussa.
- Samalla arvioidaan, miten arkistointilain uudistus sovitetaan yhteen julkisuuslain muutosten kanssa, jotta sääntely muodostaa toimivan kokonaisuuden.
Käytännön vaikutukset organisaatiolle
- Arkistointi osana prosessia: Arkistonmuodostussuunnitelmat yhdistetään tiedonhallintamalleihin – elinkaarihallinta muuttuu järjestelmäksi
- Sähköisen siirron pakollisuus julkisella sektorilla: Julkisen hallinnon sähköinen aineistosiirto Kansallisarkistoon pätee vain digitaaliselle aineistolle
- Potilastietojen arkistointi laajenee: Sosiaali- ja terveydenhuollon digitaaliset potilastiedot (mm. kaikki vähintään 12 vuotta säilytettävät tiedot) on tarkoitus arkistoida kattavammin
- Tietoturva ja metatiedot kunniaan: Asiakirjojen metatiedot liitetään osaksi osana tiedon hallintaprosessia – hajanaisia metatietovaatimuksia korvataan yhtenäisellä järjestelmällä
Mitä organisaation kannattaa tehdä nyt?
- Aloittaa tilannekartoitus – onko sähköinen aineisto arkistoitu lain edellyttämällä tavalla?
- Suunnitella metatiedot – kertokaa ja analysoikaa, miten metatieto kerätään nykyisissä järjestelmissä, ja varmistakaa sen riittävyys.
- Yhteensovittaa suunnitelmat – päivitä arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja tiedonhallintamalli yhdessä.
- Kouluttaa henkilöstöä – lainsäädännön ja teknisen toteutuksen rajapinnassa tarvitaan monialainen osaaminen
- Seurata lainsäädäntöä – hallituksen esitys antaa konkreettiset aikataulut ja velvoitteet.
Uusi arkistolaki 2026 on kokonaisvaltainen uudistus, jolla digitalisaatio saadaan Arkistolaitoksen keskeiseksi osaksi tiedon hallinnan kokonaisuutta. Lainsäädännön tullessa voimaan:
- Arkistoidaan digitaalisesti ja systemaattisesti.
- Metatiedot ovat väline tiedon hallinnassa, eivät erillinen byrokraattinen lisä.
- Kansallisarkisto vahvistaa rooliaan sähköisen asiakirjahallinnon valtakunnallisena asiantuntijana.
- Organisaatioilta edellytetään kokonaisvaltaista tiedonhallinnan uudistamista.
Uusi arkistolaki 2026 -koulutus YritysAkatemiassa
Jos haluat varmistaa organisaatiosi valmiuden uudistuneen arkistointilainsäädännön vaatimuksiin, Jarkko Koivuniemen etäkoulutus Uusi arkistolaki – mitä muutoksia tulossa? tarjoaa käytännönläheisen ja ajankohtaisen läpileikkauksen toimintaan liittyvien lakien uudistamiseen.
Koulutuksen sisältö:
- Johdanto, taustaa ja arkistolain esiselvitys
- Sähköinen siirto ja metatiedot
- Valtion viranomaisille sähköinen siirto pakollinen
- Kansallisarkiston uusi rooli ja kansallinen arkistotietovaranto
- Arkistolain nykytila, missä mennään?
- Kuntien mahdollisuus siirtää arkistot
- Muutoksia kohti uutta lainsäädäntöä, muu sidonnainen regulaatio
- Uudistuva lainsäädäntö, tietosuojalainsäädännön vaikutukset
- Sähköisen arkistoinnin standardit ja sertifikaatit
- Kohti uutta arkistolainsäädäntöä, tausta ja tiedonhallintalaki
- Uuden arkistolain tavoitteet ja keskeiset vaikutukset
- Käsitteet ja terminologia, säilytys vs arkistointi
- Julkinen vs yksityinen sektori
- Arvonmääritys ja seulonta, muutoksia?
- Sähköisen arkistoinnin järjestäminen ja nykytila
- Analogiset ja syntysähköiset asiakirjat
- Arkistoaineistojen käyttöön antaminen ja käyttörajoitukset
- Havaintoja ensimmäiseltä lausuntokierrokselta
- Uusi velvoite liittää metatiedot osaksi asiakirjaa
- Metatiedot ja merkitys, nyt ja tulevaisuudessa?
- Muutoksia matkanvarrelta kohti uutta lakia
- Tulevaisuus ja tekoälyn vaikutukset
- Keskustelu
