Useimmat työnantajat haluavat tarjota työntekijöilleen työntekijäetuuksia, kuten luontois- tai henkilökuntaetuja. Ne ovatkin erinomainen tapa lisätä oman organisaation houkuttelevuutta työmarkkinoilla ja vahvistaa yrityksen asemaa työnhakijoiden keskuudessa. Luontoisedut ja henkilökuntaedut voivat olla merkittävä etu työntekijälle, vaikuttaen myös työnhakijoiden päätöksiin työpaikkaa valitessa.
Työntekijän aloitettua uudessa työssä, toimivat työsuhde-edut työntekijöiden sitouttajana ja motivoijana parantaen työntekijäkokemusta.
Henkilöstölle etujen antaminen mahdollisuuksien mukaan on osa työnantajamielikuvan rakentamista. Luontoisedut verotuksessa, henkilökuntaedut verotuksessa – tärkeää kuitenkin on, että edut tulevat aina huomioiduksi niin verotuksessa kuin myös palkanlaskennassa.
Luontoisetu vai henkilökuntaetu?
Luontoisedusta on kysymys silloin, kun etu annetaan korvauksena työstä. Luontoisedut ovat työnantajan työntekijälle antamia etuja, joilla on rahallinen arvo mutta joita ei sisällytetä työntekijän säännölliseen palkkaan.
Luontoisedut ovat muita kuin rahamääräisiä maksuja tai etuja, joita työnantaja tarjoaa työntekijälle. Ne voivat olla monessa eri muodossa, mutta yleisimpiä esimerkkejä ovat muun muassa työsuhdeautot, työsuhdepuhelin tai yksityinen terveydenhuolto.
Henkilökuntaedusta puhutaan silloin, kun etu on yleinen koko henkilökunnalle ilman, että edulla on yhteyttä siihen, paljonko töitä tehdään tai saadaanko jokin tietty tuotto syntymään.
Luontoisedut palkanlaskennassa
Luontoisedut voivat olla arvokas lisä työntekijän palkkapakettiin, mutta ne voivat myös vaikeuttaa palkanlaskentaa. Tämä johtuu siitä, että luontoisetujen arvo on laskettava ja lisättävä työntekijän verotettaviin tuloihin. Jos sinulla on yritys ja tarjoat luontoisetuja työntekijöillesi, on tärkeää ymmärtää, miten luontoisedut kirjataan oikein.
Mikä erottaa palkan luontoisedusta? Tuloverotuksen ja sosiaalivakuutusten näkökulmasta palkka ja luontoisetu ovat sama asia. Käytännön tasolla näissä on kuitenkin eroja. Tärkeimmät erottavat tekijät ovat:
- Rahapalkan suuruus on määritelty tai sovittu jo työsopimuksessa. Luontoiseduista sovitaan työsopimuksessa tai jälkikäteen
- Palkankorotukset määräytyvät sopimuksen tai TES:in mukaan. Luontoisetu on etu, ja sen arvo määräytyy vuosittain Verohallinnon antamana arvona tai laskettuna arvona.
Luontoisetu voi laskea rahapalkkaa
Siinä vaiheessa, kun luontoisedusta sovitaan, on tärkeää sopia siitä, annetaanko se rahapalkan lisäksi vai vähentääkö sen arvo saatavaa rahapalkkaa.
Tärkeintä tämä on huomioida palkanlaskennassa silloin, jos luontoisetu on määritelty tietyn suuruisena verovapaaksi tai sosiaalivakuutuksista vapaaksi. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi polkupyöräetu tai työmatkalippu. Jos työntekijä saa edut sovitun rahapalkan päälle, kohdellaan niitä siten kuin ne eivät olisi korvausta tehdystä työstä.
Tarvitsetko lisäoppia luontoisetujen palkanlaskentaan? Osallistu koulutukseemme.
Mitä luontoiseduille käy, kun työntekijä on poissa töistä?
Kun työntekijällä on palkaton poissaolo työstä, ei työnantajalla ole velvollisuutta pitää luontoisetuja työntekijän käytössä. Palkaton poissaolo voi olla esimerkiksi opintovapaa, vuorotteluvapaa, lomautus tai palkaton perhevapaa.
Tällaisessa tapauksessa luontoisetu, kuten auto voidaan palauttaa työnantajalle. Toinen vaihtoehto on, että työntekijä maksaa itse esimerkiksi auton leasingvuokran, tai vähintään autosta syntyvän verotusarvon verran, jolloin veronalaista luontoisetua ei synny. Työntekijä voi myös pitää luontoisedun käytössään veronalaisena luontoisetuna.
Asuntoetua koskien on lomautuksen tai muun palkattoman vapaan tullessa kysymykseen oma säännöksensä. Tällaisessa tapauksessa työntekijällä on oikeus käyttää asuntoa.
Työnantajan kannattaa aina varautua selkeillä ohjeistuksilla ja käytänteillä siihen liittyen, miten luontoisetuja käsitellään erilaisissa poissaolotilanteissa. Se, miten tilanteissa toimitaan, riippuu yleensä siitä, onko kyseessä pitkä vai lyhyt poissaolo ja millaisesta luontoisedusta on kysymys.
Luontoisedut verotuksessa
Mietityttääkö, miten huomioida luontoisedut verotuksessa? Lähtökohtaisesti luontoisetuja verotetaan samaaan tapaan kuin tavallista palkkaa. Verohallinto määrittelee eduille euromääräisen arvon, jonka mukaan etu huomioidaan työntekijän verotuksessa. Veroprosenttiin vaikuttava euromäärä syntyy luontoisetujen kohdalla verotusarvosta.
Verohallinto määrittelee vuosittain luontoisetujen laskentaperusteet. Lue Verohallinnon sivuilta vuoden 2022 noudatettavista luontoisetujen laskentaperusteista. Verohallinnon sivuilta löydät arvot esimerkiksi autoa, asuntoa, puhelinta, ravintolaa, sähkön käyttöoikeutta, autotalli- ja autohallipaikkaa, auton kuljettajaa auton latausta, työsuhdelainaa ja korkoetua koskien.
Luontoisedun verotuksesta ja verotukseen liittyvistä säännöistä löydät hyvät ohjeet Verohallinnon sivuilta.
Henkilökuntaedut tulevat palkan päälle
Henkilökuntaedut ovat rahapalkan päälle tulevia etuja, jotka työnantaja antaa työntekijälle työsuhteen perusteella. Luontoisedut sen sijaan ovat korvausta tehdystä työstä. Myös henkilökuntaedut täytyy huomioida tietyissä tilanteissa verotuksessa.
Tavanomaisia työnantajan järjestämiä henkilökuntaetuja ovat esimerkiksi lahjat henkilökunnalle, kuten merkkipäivämuistaminen, työnantajan järjestämä virkistys- ja harrastustoiminta tai työnantajan järjestämä yhteiskuljetus asunnon ja työpaikan välisillä matkoilla. Työnantajan järjestämä terveydenhuolto on yrityksille pakollinen, mikä tekeekin terveydenhuollosta ehkäpä yleisimmän henkilökuntaedun.
Henkilökuntaetu pitää antaa kaikille työntekijöille sellaisenaan, ilman, että se on riippuvainen työntekijän asemasta tai tuloksesta. Työntekijän ei ole myöskään pakko hyödyntää etua.
Henkilökuntaedun perustana on työ- tai virkasuhde. Ne, joilla on henkilö- tai osakeyhtiö, voivat antaa henkilökuntaetuja myös itselleen, toisin kuin toiminimellä toimivat yrittäjät. Toiminimiyrittäjät taas kuitenkin voivat antaa henkilökuntaetuja muille. Pelkkiä hallituksen jäseniä henkilökuntaedut eivät koske.
Henkilökuntaedut verotuksessa – miten ne huomioidaan?
Henkilökuntaedut voivat olla joko verollisia tai verovapaita, luontoisedut, kuten autoetu tai lounasetu ovat lähtökohtaisesti verollisia etuja. Sen sijaan verovapaat edut määritellään yksityiskohtaisesti tuloverolaissa.
Henkilökuntaetujen verotukseen liittyvien ratkaisujen kanssa kannattaa olla aina tarkkana, sillä jos etu on väärällä tavalla järjestetty, saatetaan se laskea työntekijän palkaksi. Kun pitää mielessä, että henkilökuntaetu on tavanomainen, euromäärältään kohtuullinen ja sen tarjoaa koko henkilöstölle, pääsee sillä jo pitkälle.
Monilla työpaikoilla työntekijät pääsevät nauttimaan työnantajan myöntämistä liikunta- ja kulttuurieduista. Verovapaa etu on silloin, kun se on henkilökohtainen ja koko henkilöstön käytössä. Työnantaja voi tarjota etua verovapaasti yhteensä 400 euroa / kalenterivuosi / työntekijä.
Myös erilaiset työnantajien tarjoamat henkilökunnan yhteiset juhlat, kuten pikkujoulut tai kesäjuhat matkakustannuksineen ovat osa virkistys- ja harrastustoimintaa ollen työnantajalle verovapaata.
Työnantajan on hyvä muistaa, että rahana työnantajalta saatu lahja on työntekijän palkkaa, kuten myös helposti rahaksi vaihdettavat lahjat.
Kun uudenlaisia henkilökuntaetuja lähdetään miettimään, kannattaa aina varmistaa, onko suunniteltu etu verovapaa vai veronalainen. Tällöin vältytään siltä, että mukavaksi eduksi tarkoitettu lisä aiheuttaakin enemmän harmia kuin iloa.
Henkilökuntaetujen verotuksesta löydät lisätietoja Verohallinnon sivuilta.
Luontois- ja henkilökuntaetujen palkanlaskenta – osallistu Yritysakatemian koulutukseen
Yritysakatemian koulutustarjonnasta löydät koulutukset sekä henkilökuntaetujen verotukseen ja palkanlaskentaan, että luontoisetujen verotukseen ja palkanlaskentaan liittyen.
Henkilökuntaedut verotuksessa ja palkanlaskennassa -koulutuksessa käydään läpi, mitkä henkilökunnalle annetuista eduista ovat verottomia ja mitkä ovat verottomuuden edellytykset. Koulutuksessa perehdytään myös siihen, miten henkilökuntaetuja tulee käsitellä palkkahallinnossa.
Luontoisedut verotuksessa ja palkanlaskennassa -koulutuksesta saat opit luontoisetujen arvojen laskemiseen, ymmärrät luontoisetujen ja henkilökuntaetujen arvon, minkä lisäksi ymmärrät, mihin ne perustuvat. Koulutuksessa käydään läpi esimerkiksi, milloin luontoisedun arvo on kaavamainen, milloin arvona on käypä arvo ja milloin etu on veronalaista ja milloin verotonta.
Tarjoamme koulutuksia monipuolisesti palkanlaskennan kokonaisuuksiin liittyen, aina perusteista, kuten palkanlaskennan ilmoituksista ja tulorekisteristä esimerkiksi lomapalkan laskemiseen.
Tutustu Yritysakatemian palkkahallinnon koulutuksiin!
