Kuinka kauan asiakirjoja tulee säilyttää, ja mihin säilytysajat perustuvat?
Kuinka kauan asiakirjoja tulee säilyttää, ja mihin säilytysajat perustuvat?
Asiakirjojen säilytysajat vaihtelevat huomattavasti sen mukaan, mistä dokumentista on kyse. Säilytysvelvollisuus voi perustua lakiin, viranomaismääräyksiin, kirjanpitosäännöksiin tai organisaation omiin tarpeisiin.
Säilytysaikojen perusteet:
- Kirjanpitolaki ja verolainsäädäntö: Esimerkiksi tositteita ja tilinpäätösasiakirjoja tulee säilyttää vähintään 6–10 vuotta.
- Työsuhteisiin liittyvät asiakirjat: Työsopimuksia, palkkatietoja ja työtodistuksia voidaan joutua säilyttämään vuosikymmeniä mahdollisten riitatilanteiden vuoksi.
- Julkiset organisaatiot: Arkistolaitos määrittelee säilytysajat monille viranomaisasiakirjoille.
- Sopimukset ja oikeudelliset asiakirjat: Näiden säilytysaika määräytyy usein velvoitteiden ja mahdollisten oikeusprosessien perusteella.
👉 Näistä tarkemmin saat tietoa YritysAkatemian Sähköisen arkistoinnin perusteet –etäkoulutuksessa, jossa käydään läpi yleisimmät säilytysajat ja miten ne määritellään lainmukaisesti.