Miten työmatkat liittyvät palkanlaskentaan? Työnantaja voi maksaa työntekijälle tiettyjä työmatkaan liittyviä korvauksia verovapaasti. Työmatkaan liittyviä verovapaasti korvattavia kustannuksia ovat muun maussa kilometrikorvaukset, päiväraha ja ateriakorvaus.
Työmatkan verotus ja työmatkojen erityistilanteet vaikuttavat palkanmaksuun ja palkanlaskentaan. Tässä tekstissä työmatkalla tarkoitetaan tavallisen, kodin ja työpaikan välillä tehtävän työmatkakulkemisen sijaan erillisiä matkoja, jotka tehdään työnantajan määräyksestä.
Verovapaista korvauksista työnantajan ei tarvitse tilittää ennakonpidätystä tai maksaa työnantajan sivukuluja, kuten TyEl-maksuja. Koska verovapaisiin korvauksiin liittyvät säännöt ovat paikoitellen monimutkaisia, kannattaa palkanlaskennassa perehtyä aiheeseen. Tarvittaessa poikkeavia järjestelyjä suunniteltaessa yhteyden voi ottaa aina myös Verohallintoon, mistä saa ajankohtaista ja oikeaa tietoa.
Työmatkoihin ja palkanlaskentaan liittyvät pääasiassa päiväraha, ateriakorvaus, kilometrikorvaukset ja matka- ja majoituskustannukset. Jatka lukemista ja opi työmatkojen verotuksesta.
Mikä on työmatka verotuksen kannalta katsottuna?
Työmatkaksi lasketaan matka, jonka työntekijä tekee työtehtävän takia. Tällaisista tilapäisistä työmatkoista aiheutuneita kustannuksia työnantaja voi korvata. Korvaukset ovat verottomia siinä tapauksessa, että ne perustuvat todellisiin kuluihin tai Verohallinnon päätökseen päivärahoista ja kilometrikorvauksista.
Verovapaasti korvattava työmatka on tilapäinen, eli kyseessä on esimerkiksi varsinaisen työpaikan sijaan jonnekin muualle, erityiselle työntekemispaikalle siirtyminen.
Työmatkakustannusten korvaukset verotuksessa
Työnantaja maksaa korvausta sellaisista työn suorittamiseen liittyvistä kustannuksista, jotka aiheuttava kuluja. Tällaisia kustannuksia ovat esimerkiksi työmatkat. Osa näistä kustannuksista tulee ilmoittaa tulorekisteriin.
Verohallinto kertoo että tulorekisteriin on ilmoitettava veronalaisten matkakustannusten korvaukset tai kulukorvaukset, mutta verovapaat kustannukset ilmoitetaan tietyin ehdoin. Verovapaita, tulorekisteriin ilmoitettavia korvauksia ovat:
- päiväraha
- ateriakorvaus
- kilometrikorvaus.
Työmatkojen matkustamiskustannusten korvaukset ovat verovapaita, jos ne maksetaan työntekijälle liikenteenharjoittajan antaman tositteen, eli esimerkiksi junalipun perusteella. Tällaisia korvauksia ei ilmoiteta tulorekisteriin.
Seuraavaksi kerromme tarkemmin päivärahan, ateriakorvauksen ja kilometrikorvauksen verovapaudesta. Voit tutustua myös Verohallinnon päätökseen verovapaista matkakustannusten korvauksista. Korvauksista ja niiden verovapaudesta ohjeistetaan niin työaikalaissa, työehtosopimuksissa, työsopimuksissa ja verotuslainsäädännössä.
Päiväraha ja korvaukset palkanlaskennassa
Päivärahaan työntekijä on oikeutettu siinä tapauksessa, jos työn suorituspaikka on yli 15 kilometrin päässä paikasta, jossa työntekijä varsinaisesti työskentelee, tai jossa työntekijän koti on. Päivärahan suuruuteen vaikuttaa työmatkan kesto.
Päiväraha on korvaus työntekijälle normaalia suuremmista ruokailukuluista. Päiväraha voidaan maksaa työntekijälle verottomana.
Vuonna 2023 päivärahan enimmäismäärä on yli 10 tuntia kestävissä työmatkoissa 48 euroa. Tällöin kyseessä on kokopäiväraha. Jos työmatka kestää yli kuusi tuntia, voidaan työntekijälle maksaa osapäiväraha, joka on 22 euroa.
Ateriakorvaus
Silloin, kun työmatkasta ei makseta päivärahoja ja työntekijä on työmatkan vuoksi kaukana tavanomaisesta ruokailupaikastaan, voidaan työntekijälle maksaa ateriakorvausta.
Vuonna 2023 ateriakorvauksen enimmäismäärä on 24 euroa. Työntekijälle maksetaan enimmäismäärä siinä tapauksessa, että työntekijä joutuu työmatkan aikana syömään kaksi kertaa, eikä hän saa työmatkasta päivärahaa. Yhden aterian korvaavan ateriakorvauksen enimmäismäärä on vuonna 2023 12 euroa.
Kilometrikorvaukset
Kun työmatka tehdään työntekijän omalla autolla, voi työnantaja maksaa kilometrikorvausta verottomasti. Korvaus tehdään työntekijän oman auton käyttöön perustuen. Kilometrikorvauksen määrittelee se, käyttääkö työntekijä omaa autoaan, työsuhdeautoaan ja onko hänellä kyydissään myös muita matkustajia.
Työntekijän tulee tehdä työmatkasta matkalasku ja liittää mukaan kaikki matkaan liittyvät kuitit. Jos työmatka on tehty autolla, ei matkakuluja voi kuittien tai tositteiden avulla vahvistaa. Myös näistä kustannuksista työnantaja voi maksaa korvauksia verottomasti. Tällöin korvaukset perustuvat Verohallinnon päätöksessä vahvistettuihin määriin.
Työmatka vai etätyöt? – Verotus ja palkanlaskenta
Korona muutti työskentelytapoja merkittävästi. Etätyöt lisääntyivät – niin Suomen sisällä tapahtuva etätyö kuin myös ulkomailta käsin työskentely. Etätyöskentely vaikuttaa paitsi johtamiseen, myös palkanlaskentaan.
Etätyö – pääasiassa Suomesta ja kotoa käsin
Jos etätöitä tekee kotoa käsin vain osan työajasta työskennellen muutaman päivän viikossa myös työnantajan toimipisteessä, ovat matkat kodin ja työpaikan välillä yhä asunnon ja varsinaisen työpaikan välisiä matkoja.
Jos työntekijä työskentelee työnantajan toimipisteessä satunnaisesti tai harvoin, esimerkiksi kerran kuukaudessa ja oma koti on varsinainen työpaikka, voidaan erityiseen työntekemispaikkaan, eli työnantajan toimipisteelle matkustamisen korvaukset maksaa verovapaasti. Oman kodin ja työpaikan väliset matkakulut työntekijä voi vähentää omassa verotuksessaan.
Ulkomaan työmatkat
Säännökset ulkomaan työmatkoihin liittyen ovat pitkälti samanlaisia, kuin kotimaan työmatkoihin liittyvät. Päivärahojen osalta säännökset poikkeavat kuitenkin toisistaan.
Verovapaana voidaan korvata matkustamiskustannukset matkalaskun perusteella oman auton käytöstä tai kulutositteella matkustuslipun mukaan. Majoituskustannukset korvataan työntekijälle matkalaskun perusteella tositetta vastaan.
Jos ulkomailla työskentelee pidemmän aikaa, pysyvät perussäännökset samana kuin lyhyillä työmatkoilla. Kun kyseessä on pidempi aika, voidaan verovapaana korvata lisäksi muutto- ja matkakulut työskentelyvaltioon ja sieltä takaisin kotimaahan. Tämän lisäksi verovapaasti korvattavia ovat esimerkiksi muutto- ja matkakulut työskentelyvaltioon ja sieltä pois, lasten koulukustannukset ja kulut tavanomaisesta palveluhenkilöstöstä kuten lastenhoitajasta, autonkuljettajasta, kokista tai puutarhurista.
Työntekijä, tarkista työmatkakorvaus palkkalaskelmasta
Jokaisen työntekijän on syytä tarkistaa palkkalaskelma kuukausittain, etenkin siinä tapauksessa, jos tekee paljon työmatkoja. Tällöin on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että kulu- ja matkakorvaukset sekä mahdolliset päivärahat on maksettu oikein.
Työntekijä saa palkkalaskelmasta tärkeää tietoa myös esimerkiksi lomapalkastaan.
Tutustu myös muihin Yritysakatemian palkkahallinnon koulutuksiin
Haluatko kehittää palkkahallinnon osaamistasi työmatkojen verotukseen liittyvän osaamisen tiimoilta? Työmatkojen ja palkanlaskennan erityistilanteisiin pääset tutustumaan tarkemmin Yritysakatemian “Työmatka ja kustannusten korvaukset”-koulutuksessa.
Perusasioiden lisäksi koulutuksessa käsitellään etätyöskentelyn mukanaan tuomia haasteita . Koulutuksessa perehdytään myös tarkemmin sellaisiin tilanteisiin, joissa työehtosopimusten määräykset ja verovapaiden kustannusten edellytykset vaativat palkanlaskijalta erityistä tarkkuutta, kun korvauksia käsitellään.
Tutustu kaikkiin Yritysakatemian tarjoamiin palkkahallinnon koulutuksiin ja varaa paikkasi!
